Privacy Practices

Notice of Privacy Practices - Caring Connections for Special Needs, LLC

This notice describes how health information about you may be used and disclosed and how you can get access to the information. Please review it carefully.

Esta notificación describe cómo se puede usar y divulgar información de salud sobre usted y cómo puede obtener acceso a la información. Por favor revisarlo con cuidado.

English

This notice describes the privacy practices of Caring Connections for Special Needs, LLC and all its programs.  We will use any health information in our possession solely in order to provide our members and employees with complete and comprehensive services. 

We are committed to protecting your health information.  We are required by law to keep health information about you private, to give you this Notice about our privacy practices and to follow the practices outlined in this Notice.

We may use your health information for treatment (such as sending health information about you to your referring physician), payment (such as sending billing information to the agency which funds your services) and for health care operations (such as training and evaluating the performance of our employees).

Under certain circumstances we are allowed to use or disclose your health information without your written permission.  We may give out information to public health authorities, reports of abuse, neglect or domestic violence, health oversight audits or inspections, research studies, government programs, workers’ compensation, and emergency situations.  We also disclose information required by law enforcement or in response to judicial orders.

We may also contact you for scheduling information to tell you about possible programs or services options, or fundraising efforts.  If you are a consumer of our services, we may put your name in our member directory unless you tell us otherwise.  We may disclose health information about you to other providers or individuals who are involved in your care. 

You have the right to inspect or receive copies of your health information.  There may be a fee for this service.  You may ask us to amend the health information you believe is incorrect or incomplete.  You may have a list of non-routine disclosures we have made about you.  You may request special confidential communications.  You may request restrictions on information disclosed about you.  You have the right to complain to us and to the federal government if you believe your privacy rights have been violated. You have the right to a paper copy of this notice.

We reserve the right to make changes to this Notice. We will post a copy of the current Notice in the locations where you receive services or are employed.

This Notice describes the privacy practices of Caring Connections for Special Needs, LLC, all its office based program sites, all of its home and community based program sites and all contact made with any Caring Connections for Special Needs, LLC employees.  To better serve you, we provide you with this Notice regarding our privacy practices and your privacy rights established by the Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA).  We have committed to follow the terms of this Notice as permitted by HIPAA.  Upon request, we will provide you with a list of sites and locations that apply to this Notice.  This Notice includes employees, trainees, volunteers, and subcontractors.   The sites and programs of Caring Connections for Special Needs, LLC may share your health information with each other for treatment, payment or program purposes described in this Notice and are allowed to do so by law for the benefit of providing you with efficient health care services. 

We understand that health information about you is personal.  We are committed to protecting health information about you.  We create a record of care and service you receive at our facilities.  We need these records to provide you with complete and comprehensive care and to comply with certain legal requirements. 

The Notice applies to all of the records your care or employment generates at our various sites and locations. 

This Notice tells you about the ways in which we may use and disclose health information about you.  It also describes your rights and certain obligations we have regarding the use and discloser of health information.

We are required by law to:

  • Make sure that health information that identifies you is kept private;
  • Give you this Notice of our legal duties and privacy practices with respect to health information about you; and
  • Follow the terms of this Notice currently in effect.

The following categories describe different ways that we use and disclose health information.  Not every use or disclosure in a category will be listed.  However, all of the ways we are permitted to use and disclose information will fall within one of these categories:

  • For Treatment: We may use health information about you to provide you with appropriate health care and treatment and support services. We may disclose health information about you to doctors, physician assistants, nurses, therapists, emergency services, medical transportation providers, medical equipment providers and others involved in your care.  For example, different departments of our organization may share health information about you in order to coordinate elements of your care, such as therapy, respite, community supports or family based services.  We also disclose health information about you to your people outside our organization such as referring physicians, home care providers in connection with your treatment and supports.
  • For Payment: We may use and disclose health information about you to your insurance plan or other parties who help to pay for your care.  For example, we may disclose your health and care information to the agency which funds the service you receive (Cenpatico, Health Choice, Optum, etc) We may tell your health plan about a treatment you are going to receive from us to determine whether your plan will pay for the treatment.
  • Scheduling Information: We may contact you to inform or remind you about your schedule for planning and receiving service from our agency.
  • Services Alternatives: We may use and disclose health information to tell you about possible treatment options or alternatives that may interest you and other health related benefits and services.
  • Agency Directory: We may include certain limited information about you in the appropriate agency directory while you are employed by the agency. This information may include your name, the site at which you are employed and information directly pertaining to your employment. If you are employed by the agency, we will not provide this information or even acknowledge your presence at the agency at your written request.  Contact Caring Connections for Special Needs administrative office at 520-686-9436 if you do not want this information provided.
  • Individuals Involved in Your Care: Unless you object, we may disclose health information about you to parties involved in your health care and we may disclose health information about you to any entity assisting in a disaster relief effort so that your family can be notified about your location and condition. If you are not present or able to object, then we may, using our professional judgment, determine whether the disclosure is in your best interest.
  • We may use and disclose health information about you for research purposes: We will only use information when it has been “de-identified”.  Health information is considered to be de-identified when it does not personally identify you.  This “limited data set” that does not contain any information that can directly identify you.  This limited data set may include your city, county and zip code, but not your name or street address.
  • As Required by Law: We will disclose health information about you when required to do so by federal, state or local law.
  • Fundraising Activities: We may use information about you to contact you in an effort to raise funds for our organization and its operations.  We would only disclose contact information such as your name, address and dates of your association with the agency. If you do not wish to be contact for fundraising purposes, please contact the administrative office at 520.639.9006.
  • To Avert a Serious Threat to Health or Safety: We will use and disclose health information about you when necessary to prevent a serious threat to your health and safety or the health and safety of others.  Disclosures would only be to persons who could help prevent the threat.
  • If you are a member of the armed forces, we may disclose health information about you as required by military command authorizes. We also may disclose health information about foreign military authority.
  • Worker’s Compensation: We may disclose health information about you for workers’ compensation or similar programs to the extent necessary to comply with laws relating to workers’ compensation or similar programs established by law. These programs provide benefits for work-related injuries or illness.
  • Public Health Risks: As required by law, we may disclose health information about you for public health activities.  For example, we may undertake these activities:
    • To prevent or control disease, injury or disability;
    • To report births or deaths;
    • To report child abuse or neglect;
    • To report reactions to medications or problems with products;
    • To notify a person who may have been exposed to a disease or may be at risk for contracting or spreading a disease or condition; and
    • To notify the appropriate government authority if we believe a person has been a victim of abuse, neglect, or domestic violence. We will only make this disclosure subject to certain requirements when mandated or authorized by law.
  • Lawsuits and Disputes: If you are involved in a lawsuit or a dispute, we may disclose health information about you in response to a court or administrative order. We may also disclose health information about you in response to a subpoena, discovery request, or other lawful process.
  • Law Enforcement: We may disclose health information if asked to do so by law enforcement officials:
    • In response to a court order, subpoena, warrant, summons, or similar process;
    • For the reporting of certain types of injuries;
    • To identify or locate a suspect, fugitive, material witness, or missing person;
    • About the victim of a crime, if under certain limited circumstances, we are unable to obtain the person’s agreement;
    • About a death we believe may be a result of criminal conduct;
    • About a suspected criminal conduct on the premises; and
    • In emergency circumstances to report a crime or victims; or the identity, description or location of the person who committed the crime.
  • Coroners, Medical Examiners and Funeral Directors: We may disclose health information to a coroner or medical examiner. This may be necessary, for example, to identify a deceased person or determine the cause of death.
  • National Security: We may disclose health information about you to authorized federal officials for purposes of national security.

You have the following rights regarding health information we maintain about you:

  • Health Oversight Activities and Registries: We may disclose health information to a health oversight agency for activities authorized by law and to patient registries for certain conditions. These oversight activities include, for example: audits, investigations, inspections and licensure surveys. These activities are necessary for the government to monitor the health care system, the outbreak of disease, government programs, compliance with civil rights laws, and to improve member outcomes.
  • Right to Inspect and Copy: You have the right to inspect and have copied health information used to make decisions about your care.  Usually, that includes health and billing records such as psychotherapy notes.

To inspect and have copied health information used to make decisions about you, you must submit your request in writing on the authorized form we will provide you upon your request.  For release of information call the Human Resource department at 520-686-9436 for further details and a copy of the form.  We may charge you a fee for the cost of copying your records.

Under very limited circumstances, your request may be denied, such as a request for counseling/therapy notes.  You may request that a denial be reviewed by contacting the HIPAA Privacy Officer at 520.639.9006 x 1005.

  • Right to Amend: If you feel that health information we have about you is incorrect or incomplete, you may ask us to amend the information.  You have the right to request an amendment of your record for as long as the information is kept by Caring Connections for Special Needs.

    To request an amendment to your record, your request must be made in writing and submitted to the Human Resources Department. In addition, you must provide a reason that supports your request.

We may deny your request for an amendment to your record if it is not in writing or does not include a reason that supports your request.  We may also deny your request if you ask us to amend information that:

    • Was not created by us, unless the person or entity that created the information is no longer available to make the amendment;
    • Is not part of the records used to make decision about you;
    • Is not part of the information which you are permitted to inspect and copy;
    • Is accurate and complete.

  • Right to an Accounting of Disclosures: You have the right to receive a list of the disclosures we made of your health information.  This list will not include all disclosures made.  For example, this list will not include disclosures we made for treatment, payment, health care operations, or disclosures specifically authorized.

To request this list or ‘accounting of disclosures’, you must submit your request in writing on the authorized form we will provide you upon your request.  Contact the Human Resources Department at 520-639-9006 x1004 for more information and a copy of the form.

  • Rights to Request Restrictions: You have the right to request a restriction or limitation on the health information we use or disclose about you for treatment, payment or other health care information.  You also have a right to request a restriction on health care information we disclose about you to someone who is involved in your care or in the payment of your care, like a family member or friend.  We are not required to agree to your request.  If we do agree, we will comply with your request unless the information is needed to provide you emergency treatment.

To request restrictions, you must make your request in writing on a form that will be provided to you upon your request.  You must tell us:

  • What information you want to limit;
  • Whether you want to limit our use, disclosure or both; and
  • To whom you want the limits to apply.

Contact the Human Resources Department at 520-639-9006 x1004 for more information and a copy of the form.

  • Right to Request Confidential Communications: You have the right to request that we communicate with you about health matters in a certain way or at a certain location.  You must make your request in writing on a form that will be provided to you upon your request.  We will accommodate all reasonable requests. Contact the Human Resources Department at 520-639-9006 x1004 for more information and a copy of the form.
  • Right to a Paper Copy of This Notice: You may ask us to give you a copy of this Notice at any time.  Even if you have agreed to receive this Notice electronically, you are still entitled to a paper copy of this Notice.

If you believe your privacy rights have been violated, you may fill out a complaint with us or the Secretary of the United States Department of Health and Human Services, 200 Independence Ave. SW, HHH Building, Room 509 H, Washington D.C.20201.  To file a complaint with us, contact the Human Resources Department at 520.639.9006 x 1004.  You will not be penalized for filing a complaint.

Other uses and disclosures of health information not covered by this Notice or by other laws that apply to us will be made only with written authorization.  If you provide authorization to use or disclose health information about you, you may revoke the authorization, in writing, at any time.  If you revoke your authorization, we will no longer use or disclose health information about for the reasons covered by your written authorization.  We are unable to retract any disclosures we have already made with your authorization.  We are required to retain records of the care that we provide to you or that relate to your employment with us.

Notwithstanding any of the above listed policies, under 42 U.S.C. section 132d-7(b), HIPAA’s privacy protections do not pre-empt state law or limited the authority, power, or procedures established under any law providing for the reporting of disease or injury, child abuse or abuse or neglect of a vulnerable adult.  The obligations of Caring Connections for Special Needs, LLC as a health care provider to report suspected child abuse or neglect or the abuse or neglect of a vulnerable adult and to provide information and copies of health care records to the Department of Child Safety, Adult Protection Service and to law enforcement authorities is not affected by HIPAA’s privacy regulations. 

Notwithstanding any of the Caring Connections for Special Needs, LLC privacy practices, our obligations as a healthcare provider to provide information and copies of health care records to employees and service providers of the Division of Developmental Disabilities is not affected by Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) privacy regulations. The Code of Federal Regulations, at 45 C.F.R. 164.502(a)(1)(vi) and 164.512(a) specifically permits the use and disclosure of protected health information if it is “required by law”, and such use and disclosure is allowable without the written authorization of the individual or without the opportunity for the individual to agree or object.

You have the right to receive a certificate of prior coverage.  You may need evidence of your coverage to reduce a preexisting condition exclusion period under a group health plan, to help you get special enrollment in a group health plan, or to get certain types of individual health coverage even if you have health problems.

Some group health plans restrict coverage for medical conditions present before an individual’s enrollment. These restrictions are known as “preexisting condition exclusions.” A preexisting condition exclusion can apply only to conditions for which medical advice, diagnosis, care, or treatment was recommended or received within the 6 months before your “enrollment date.” Your enrollment date is your first day of coverage under the plan, or, if there is a waiting period, the first day of your waiting period (typically, your first day of work). In addition, a preexisting condition exclusion cannot last for more than 12 months after your enrollment date (18 months if you are a late enrollee). Finally, a preexisting condition exclusion cannot apply to pregnancy and cannot apply to a child who is enrolled in health coverage within 30 days after birth, adoption, or placement for adoption.

A group health plan may not keep you (or your dependents) out of the plan based on anything related to your health. Also, a group health plan may not charge you (or the dependents) more for coverage, based on health, than the amount charged a similarly situated individual.

We may revise this Notice to reflect any changes tin our privacy practices.  We reserve the right to make the revised or change Notice effective for health information we receive in the future.  We will post a copy of the current Notice in the location where you receive services or are employed. 

Español

Este aviso describe las practicas de privacidad de Caring Connections for special needs LLC, y todos sus programas. Usaremos cualquier información de salud en nuestra posesión con el unico fin de proveer a nuestros miembros y empleados con servicios comprensivos y completos.

Esta notificación describe información de salud sobre usted que puede ser usada y revelada y cómo usted puede obtener acceso a esta información. Por favor, lea cuidadosamente.

Si tiene alguna pregunta sobre este aviso, comuníquese con Caring Connections for Special Needs, LLC al Oficial de Privacidad de HIPAA al 520.639.9006 x 1005.

Estamos comprometidos a proteger su información de salud. Estamos obligados por ley a mantener la información de salud sobre usted en privado, De darle este Aviso sobre nuestras prácticas de privacidad y de seguir las prácticas descritas en este Aviso.

Podemos usar su información de salud para tratamiento (como enviarle información de salud a su médico referente), pago (como enviar información de facturación a la agencia que financia sus servicios) y para operaciones de atención médica (como entrenar y evaluar las cualidaded tecnicas) De nuestros empleados).

Bajo ciertas circunstancias, se nos permite usar o divulgar su información médica sin su permiso por escrito. Podemos dar información a las autoridades de salud pública, reportes de abuso, negligencia o violencia doméstica, auditorías o inspecciones de supervisión de salud, estudios de investigación, programas gubernamentales, compensación de trabajadores y situaciones de emergencia. También divulgamos la información requerida por los cumplimientos de la ley o en correspondencia a órdenes judiciales.

Nos comunicaremos con usted para fijar una cita para informarle sobre posibles programas o opciones de servicios, o esfuerzo para recaudar fondos. Si usted es un consumidor de nuestros servicios, podemos poner su nombre en nuestro directorio de miembros a menos que usted nos diga lo contrario. Podemos divulgar su información de salud a otros proveedores o individuos que están involucrados en su cuidado.

Usted tiene el derecho de inspeccionar o recibir copias de su información de salud. Puede haber un cargo por este servicio. Puede solicitar que modifiquemos la información de salud que usted considera incorrecta o incompleta.Usted puede obtener una lista de revelaciones no rutinarias que hemos hecho sobre usted. Puede solicitar comunicaciones confidenciales especiales. Usted puede solicitar restricciones sobre la información revelada acerca de usted. Usted tiene el derecho de quejarse con nosotros y con el gobierno federal si cree que sus derechos de privacidad han sido divulgados ilegalmente. Usted tiene derecho a una copia en papel de este aviso.

Nosotros tenemos el derecho de hacer cambios a este Aviso. Publicaremos una copia de la Notificación actual en los lugares donde recibe servicios o esta empleado.

 Este Aviso describe las prácticas de privacidad de Caring Connections for Special Needs, LLC, todos sus sitios de programas basados en la oficina, todos sus sitios de programas basados en el hogar y la comunidad y todo contacto hecho con empleados de Careing Connections for Special Needs. Para servirle mejor, le proporcionamos este Aviso con respecto a nuestras prácticas de privacidad y sus derechos de privacidad establecidos por la Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud Ley de 1996 (HIPAA). Nos hemos comprometido a seguir los términos de este Aviso como lo permita HIPAA. Si lo solicita, le proporcionaremos una lista de sitios y ubicaciones que se aplican a este Aviso. Este Aviso incluye empleados, aprendices, voluntarios y subcontratistas. Los sitios y programas de Caring Connections for Special Needs, LLC pueden compartir su información de salud entre sí para propósitos de tratamiento, pago o propositos del programa descritos en este Aviso y están autorizados a hacerlo por ley para el beneficio de proveerle servicios eficientes de atención médica.

Entendemos que la información sobre su salud es personal. Estamos comprometidos a proteger la información de salud sobre usted. Preparamos un expediente de atención y servicio que recibe en nuestras agencias. Necesitamos estos registros para proporcionarle una atención completa y cuidado compresivo y para cumplir con ciertos requisitos legales.

El Aviso se aplica a todos los expedients que su cuidado o empleo produce en nuestros varios sitios y ubicaciones.

Este Aviso le informa sobre las maneras en que podemos usar y divulgar su información de salud. También describe sus derechos y ciertas obligaciones que nosotros tenemos con respecto al uso y divulgación de información de salud.

Estamos obligados por ley a lo siguente:

  • Asegúrarnos de que la información de salud que lo identifica a usted se mantenga privada;
  • De darle esta Notificación de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a la información de salud sobre usted; y
  • Seguir los términos de este Aviso actualmente en effecto.

Las siguientes categorías describen diferentes maneras en que usamos y divulgamos información de salud. No todos los usos o divulgaciones en una categoría serán listados. Sin embargo, todas las formas en que se nos permite usar y revelar información pertenecen a una de estas categorías:

Con Motivo a tratamiento: Podemos usar información de salud acerca de usted para brindarle atención médica y tratamiento y servicios de apoyo adecuados. Podemos divulgar su información médica a médicos, asistentes médicos, enfermeras, terapeutas, servicios de emergencia, proveedores de transporte médico, proveedores de equipos médicos y otros involucrados en su atención. Por ejemplo, diferentes departamentos de nuestra organización pueden compartir información sobre su salud para coordinar elementos de su atención, como terapia, asistencia temporal , apoyos comunitarios o servicios basados en la familia. También revelamos información de salud sobre usted personas fuera de nuestra organización, como médicos remitentes, proveedores de cuidado en su hogar en relación con su tratamiento y apoyos.

• Con Motivo a pago de Factura: Podemos usar y divulgar su información de salud a su plan de seguro u otras partes que ayudan a pagar por su tratamiento. Por ejemplo, podemos revelar su información de salud y cuidado a la agencia que financia el servicio que usted recibe (Cenpatico, Health Choice, Optum, etc.) Podemos informarle a su plan de salud sobre un tratamiento que usted recibirá de nosotros para determinar si su Plan pagará el tratamiento.

• Información sobre programación de cita: Podria ser que not comuniquemos con usted para informarle o recordarle su horario para planificar y recibir servicio de nuestra agencia.

• Alternativas de Servicios: Podemos usar y divulgar información de salud para informarle sobre posibles opciones de tratamiento o alternativas que puedan interesarle y otros beneficios y servicios relacionados con la salud.

• Directorio de agencias: Podemos limitar cierta información sobre usted en el directorio apropiado de la agencia mientras usted es empleado por la agencia. Esta información puede incluir su nombre, el sitio en el que está empleado e información directamente relacionada con su empleo. Con su consentimiento por escrito Si usted es empleado de la agencia, no le proporcionaremos esta información ni siquiera reconoceremos su presencia en la agencia. Comuníquese con la oficina administrativa de Cuidado de Conexiones para Necesidades Especiales al 520.686.9436 si no desea que se proporcione esta información.

• Individuos involucrados en su cuidado: A menos que usted se oponga, podriamos divulgar su información de salud a las personas involucradas en su cuidado de la salud y podemos divulgar su información de salud a cualquier entidad que asista en un esfuerzo de ayuda de desastre para que su familia pueda ser notificada acerca de su ubicación y condición. En caso que usted no este presente o no pueda objetar ,Usando nuestro criterio profesional, en este caso podremos determinar si la divulgación es en su mejor interés.

• Investigación: Podemos usar y revelar información sobre su salud para propósitos de investigación. Sólo usaremos la información cuando haya sido “des-identificada”. Se considera que la información sobre la salud está des-identificada cuando no la identifica personalmente. Este “conjunto de datos limitado” que no contiene ninguna información que pueda identificarle directamente. Este conjunto limitado de datos puede incluir su ciudad, condado y código postal, pero no su nombre o dirección.

• Como es requerido por ley: Divulgaremos información de salud sobre usted cuando lo requiera la ley federal, estatal o local.

• Actividades para recaudar fondos: Podemos usar información sobre usted para ponernos en contacto con usted en un esfuerzo por recaudar fondos para nuestra organización y sus funcionamientos. Solamente revelaremos información de contacto como su nombre, dirección y fechas de su asociación con la agencia. Si no desea ser contactado con fines de recaudación de fondos, comuníquese con la oficina administrativa al 520.639.9006.

• Para evitar una amenaza grave a la salud o la seguridad: Utilizaremos y revelaremos información de salud sobre usted cuando sea necesario para prevenir una amenaza seria a su salud y seguridad o la salud y seguridad de otros. Las revelaciones sólo serían a personas que podrían ayudar a prevenir la amenaza.

  • Militares: Si usted es miembro de las fuerzas armadas, podemos revelar información sobre su salud según lo requiera el comando militar. También podemos revelar información de salud acerca de la autoridad militar extranjera.

  • Compensación del Trabajador: Podemos divulgar su información de salud para compensación de trabajadores o programas similares asta cierto punto para cumplir con las leyes relacionadas con la compensación de trabajadores o programas similares establecidos por la ley. Estos programas proporcionan beneficios por lesions (daños) o enfermedades relacionadas con el trabajo.

  • Riesgos para la salud pública: Como es requerido por la ley, podemos revelar su información de salud para actividades de salud pública. Por ejemplo, podemos emprender estas actividades:
    • Prevenir o controlar enfermedades, lesions (daños) o discapacidades;
    • Reportar sobre nacimientos o muertes;
    • Reportar abuso o negligencia infantil;
    • Reportar reacciones a medicamentos o problemas con productos;
    • Notificar a una persona que pudo haber estado expuesta a una enfermedad o puede estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o condición; y
    • Notificar a la autoridad gubernamental apropiada si creemos que una persona ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica. Sólo haremos que esta divulgación esté sujeta a ciertos requisitos cuando sea obligatorio o autorizado por la ley.
  • Demandas y Disputas: Si está involucrado en una demanda o una disputa, podemos revelar información de salud sobre usted en contestación a una orden judicial o administrativa. También podemos revelar información de salud sobre usted en contestación a una citación, una solicitud de descubrimiento u otro proceso legal.
  • Cumplimiento de la ley: Podemos revelar la información de salud sobre usted si se nos pide que lo hagamos los funcionarios encargados de hacer cumplir la ley:
    • En respuesta a una orden de corte, citación judicial, orden judicial, convocatoria judicial o proceso similar;
    • Para la notificación de ciertos tipos de lesiones;
    • Identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida;
    • Sobre la víctima de un crimen, si bajo ciertas circunstancias limitadas, no podemos obtener el acuerdo de la persona;
    • Sobre una muerte que creemos puede ser resultado de una conducta criminal;
    • Sobre una sospecha de conducta delictiva en los locales; y
    • En circunstancias de emergencia para denunciar un delito o víctimas; O la identidad, descripción o ubicación de la persona que cometió el delito.

  • Forenses, Examinadores Médicos y Directores Funerarios: Podemos revelar información de salud a un forense o examinador médico. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a una persona fallecida o determinar la causa de la muerte.

  • Seguridad nacional: Podemos revelar su información de salud a funcionarios federales autorizados para propósitos de seguridad nacional.

  • Usted tiene los siguientes derechos con respecto a la información de salud que mantenemos sobre usted:
  • Actividades y registros de supervisión de la salud: Podemos revelar información de salud a una agencia de supervisión de salud para actividades autorizadas por la ley y registros de pacientes para ciertas condiciones. Estas actividades de supervisión incluyen, por ejemplo: auditorías, investigaciones, inspecciones y encuestas de licenciatura. Estas actividades son necesarias para que el gobierno monitoree el sistema de salud, el brote de enfermedades, los programas gubernamentales, el cumplimiento de las leyes de derechos civiles y para mejorar los resultados de los miembros.

    • Derecho a inspeccionar y copiar: Usted tiene el derecho de inspeccionar y copiar la información de salud utilizada para tomar decisiones sobre su cuidado. Por lo general, esto incluye la salud y los registros de facturación, como notas de psicoterapia.

Para inspeccionar y copiar la información de salud utilizada para tomar decisiones sobre usted, debe someter su peticion por escrito en el formulario autorizado que le proporcionaremos cuando usted lo pida. Para la liberación de la información llame al departamento de Recursos Humanos al 520.686.9436 para obtener más detalles y una copia del formulario. Podemos cobrarle una tarifa por el costo de copiar su expediente.

Bajo circunstancias muy limitadas, su solicitud puede ser negada, por ejemplo como una solicitud de consejería / notas de terapia. Usted puede pedir que una negación sea revisada contactando al Oficial de Privacidad de HIPAA al 520.639.9006 x 1005.

  • Derecho a enmendar: Si cree que la información de salud que tenemos sobre usted es incorrecta o incompleta, puede solicitar que modifiquemos la información. Usted tiene el derecho de solicitar una enmienda de su registro mientras la información sea mantenida por Caring Connections for Special Needs.

Para solicitar una enmienda de su expediente, su solicitud debe ser por escrito y entregarse al Departamento de Recursos Humanos. Tambien, debe imcluir una razón que apoye su solicitud.

Podemos negar su solicitud de una enmienda a su expediente si no está por escrito o no incluye una razón que apoye su solicitud. También podemos negar su solicitud si nos solicita que modifiquemos información que:

  • No fue creado por nosotros, a menos que la persona o entidad que creó la información ya no esté disponible para hacer la enmienda;
  • No es parte de los registros utilizados para tomar una decisión sobre usted;
  • No forma parte de la información que se le permite examinar y copiar;
  • Esta correcta y completa.

  • Derecho a una Contabilidad de Divulgaciones: Usted tiene el derecho de recibir una lista de las revelaciones que hicimos de su información de salud. Esta lista no incluirá todas las revelaciones hechas. Por ejemplo, esta lista no incluirá las revelaciones que hicimos para el tratamiento, el pago, las operaciones de atención médica o las revelaciones específicamente autorizadas.

Para pedir esta lista o “contabilidad de divulgaciones”, debe someter su peticion por escrito en el formulario autorizado que le proporcionaremos cuando usted lo pida. Comuníquese con el Departamento de Recursos Humanos al 520.639.9006 x1004 para obtener más información y una copia del formulario.

 

  • Derechos para someter Restricciones: Usted tiene el derecho de someter una restricción o limitación en la información de salud que usamos o revelamos sobre usted para tratamiento, pago u otra información de atención médica. Usted también tiene el derecho de someter una restricción en la información sobre la atención médica que revelamos sobre usted a alguien que está involucrado en su cuidado o en el pago de su cuidado, como un familiar o amigo. No estamos obligados a aceptar su peticion. Si estamos de acuerdo, cumpliremos con su peticion a menos que la información sea necesaria para proporcionarle tratamiento de emergencia.

    Para someter restricciones, debe hacer su peticion por escrito en un formulario que se le proporcionará cuando usted lo pida. Usted debe decirnos:
    • Qué información desea limitar;
    • Si desea limitar nuestro uso, revelaciones o ambos; y
    • A quién desea que se apliquen estos límites.

    Comuníquese con el Departamento de Recursos Humanos al 520.639.9006 x1004 para obtener más información y una copia del formulario.

  • Derecho a Solicitar Comunicaciones Confidenciales: Usted tiene el derecho de solicitar que nos comuniquemos con usted sobre asuntos de salud de una manera determinada o en un lugar determinado. Debe hacer su petición por escrito en un formulario que se le proporcionará a su solicitud. Complaceremos todas las peticiones razonables. Comuníquese con el Departamento de Recursos Humanos al 520.639.9006 x1004 para obtener más información y una copia del formulario.

    • Derecho a una copia impresa de este aviso: Puede solicitarnos que le demos una copia de este Aviso en cualquier momento. Incluso si usted ha acordado recibir este Aviso electrónicamente, usted todavía tiene derecho a una copia en papel de este Aviso.

Si cree que sus derechos de privacidad han sido divulgados ilegalmente , puede llenar una reclamación con nosotros o con el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos, 200 Independence Ave. SW, Edificio HHH, Sala 509 H, Washington D.C.20201. Para someter una reclamacióna con nosotros, comuníquese con el Departamento de Recursos Humanos al 520.639.9006 x 1004. No se le penalizará por presentar una reclamación.

Otros usos y revelaciones de información de salud que no este cubiertos por este Aviso o por otras leyes que se apliquen a nosotros se harán solamente con autorización por escrito. Si usted proporciona autorización para usar o revelar información de salud sobre usted, puede revocar la autorización, por escrito, en cualquier momento. Si usted revoca su autorización, ya no usaremos o revelaremos información sobre la salud por los motivos cubiertos por su autorización por escrito. No podemos retractar ninguna divulgación que ya hayamos hecho con su autorización. Estamos obligados a conservar expedientes de la atención que le proporcionamos o que se relacionan con su empleo con nosotros.

A pesar de cualquiera de las políticas mencionadas anteriormente, bajo 42 U.S.C. Sección 132d-7 (b), las protecciones de privacidad de HIPAA no previenen la ley estatal o limitan la autoridad, poder o procedimientos establecidos bajo cualquier ley que provee la notificación de enfermedad o lesion (daños), abuso infantil o abuso o negligencia de un adulto vulnerable . Las obligaciones de Caring Connections for Special Needs, LLC como proveedor de atención médica de reportar sospecha de abuso o negligencia infantil o el abuso o negligencia de un adulto vulnerable y proporcionar información y copias de los expedientes de atención médica al Departamento de Seguridad Infantil, Servicios de Protección para Adultos y las autoridades policiales no esta afectada por las reglamentos de privacidad de HIPAA.

A pesar de cualquiera de las prácticas de privacidad de Caring Connections for Special Needs LLC, nuestras obligaciones como proveedor de atención médica de proporcionar información y copias de los expedientes de atención médica a los empleados y proveedores de servicios de la División de Discapacidades del Desarrollo no está afectada por la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) las reglamentos de privacidad. El Código de Regulaciones Federales, a 45 C.F.R. 164.502 (a) (1) (vi) y 164.512 (a) permite específicamente el uso y divulgación de información médica protegida si es “requerida por la ley” y tal uso y divulgación es permisible sin la autorización por escrito del individuo o sin La oportunidad para que el individuo se ponga de acuerdo o se oponga.

Usted tiene derecho a recibir un certificado de cobertura previa. Es posible que necesite evidencia de su cobertura para reducir un período de exclusión de la condición preexistente bajo un plan de salud grupal, para ayudarle a obtener registracion especial en un plan de salud grupal o para obtener ciertos tipos de cobertura de salud individual incluso si tiene problemas de salud.

Algunos planes de salud de grupo restringen la cobertura de las condiciones médicas presentes antes de la registracion de un individuo. Estas restricciones se conocen como “exclusiones de condiciones preexistentes”. Una exclusión de condición preexistente sólo puede aplicarse a las condiciones por las cuales se recomendó o recibió asesoramiento médico, diagnóstico, atención o tratamiento dentro de los 6 meses anteriores de su “fecha de registracion”. Su primer día de cobertura bajo el plan o, si hay un período de espera, el primer día de su período de espera (típicamente, su primer día de trabajo). Además, una exclusión de condición preexistente no puede durar más de 12 meses después de su fecha de registracion (18 meses si es registracion tardío). Finalmente, una exclusión de condición preexistente no puede aplicarse al embarazo y no puede aplicarse a un niño que está inscrito en la cobertura de salud dentro de los 30 días posteriores al nacimiento, adopción o colocación para adopción.

Un plan de salud grupal no puede mantenerlo (o sus dependientes) fuera del plan basado en cualquier cosa relacionada con su salud. Además, un plan de salud de grupo no puede cobrarle (o los dependientes) más por la cobertura, basada en la salud, que la cantidad cobrada a un individuo situado de manera similar.

Podemos modificar este Aviso para reflejar cualquier cambio en nuestras prácticas de privacidad. Tenemos el derecho de hacer efectiva la notificación modificada o de cambio para la información de salud que recibamos en el futuro. Publicaremos una copia de la Notificación actual en el lugar donde usted recibe servicios o está empleada/o.